Qui dit début d'année, dit nouvelles résolutions : qu'il s'agisse d'un nouveau produit ou d'un nouveau service ou d'un nouvel outil qui amènent à des changements significatifs en entreprise. On bascule en mode projet et on aborde la gestion de projet afin de déterminer les différentes étapes pour accéder au but fixé. On planifie, on estime le budget, en tenant compte du contexte, du marché, on identifie les acteurs et les changements provoqués.
Souvent des idées émergent en réunion. Et soit on se lance tête baissée, en brûlant les étapes, soit on ne prend pas en compte la globalité des impacts et on rate le lancement du projet. Cela fait perdre du temps, de l'énergie et de l'argent.
Il existe plusieurs méthodes, plusieurs outils pour mieux appréhender l'ensemble de la problématique et ainsi obtenir la réussite du projet avec l'engagement des collaborateurs.
Voici quelques conseils :
- La patience : Dès que l'idée se présente, on veut aller vite. Dès qu'on identifie un besoin, là aussi on veut arriver au résultat rapidement. Pourtant chaque étape a son importance. Il faut savoir prendre le temps nécessaire de l'analyse avant les actions.
- L'organisation : La structuration du projet contribue à la réussite de celui-ci. Chaque élément a son importance.
- La conduite du changement : Il ne faut jamais négliger cet aspect du projet. La participation des utilisateurs finaux à chaque étape favorisent l'adhésion aux changements. La management collaboratif a toute sa place.
Et quelques pistes pour la méthodologie résumée :
Pour commencer, il est nécessaire de reprendre le projet dans une note de cadrage. Celle-ci sera le support à faire valider par les sponsors et le document de communication interne. Il est utile de débuter par le sens qu'on donne au projet, l'objectif fixé et la réponse aux besoins des utilisateurs, qu'ils soient internes ou externes (collaborateurs ou clients). On y intègre également le contexte dans lequel on va lancer le projet, estimer les coûts et les délais prévisionnels, ainsi que les acteurs concernés. Il est utile d'identifier les risques afin de les anticiper et en réduire les effets.
Ensuite, on formalise les besoins en partant de l'existant, on pose clairement les nouvelles fonctionnalités. On tient compte de la réglementation en vigueur et on aborde le sujet incontournable aujourd'hui, du développement durable : en quoi ce projet, va limiter l'empreinte de l'entreprise sur l'environnement. l'ensemble de ces actions constitue le cahier des charges.
Puis on structure le projet en identifiant les différents intervenants :
- L'initiateur est celui qui propose l'idée. Il représente la maîtrise d'ouvrage, le client qui exprime un besoin.
- Le sponsor : C'est un soutien du projet. Celui qui procède aux arbitrages et porte le projet auprès du CoDir. C'est lui qui intervient également, pour demander une rallonge financière...
- Le chef de projet : C'est le chef d'orchestre du projet, il est le principal responsable du suivi et de la mise en oeuvre du projet.
- Les membres de l'équipe projet : Ce sont des collaborateurs de différents services, ils participent aux réunions pour faire avancer le projet dans ses différentes étapes : réalisation de livrables, apport d'expérience, analyse des différentes options.
On effectue le financement en chiffrant les coûts directs, mais sans négliger les coûts indirects : le temps homme, le matériel, les déplacements... Il est utile de faire participer les services des ressources humaines et informatique qui seront impactés par cette transformation. Pour vérifier l'efficacité des actions, il est indispensable de s'assurer de leur conformité face aux objectifs, identifier les écarts et les actions correctives mettre en place. Il faut aussi établir un plan de communication afin d'être transparent sur les changements à venir, développer une identité visuelle propre au projet peut aider à l'adhésion. Il est également intéressant de tenir à jour un document qui compile toutes les pièces produites par les différentes équipes projet.
Vient le moment du planning qui est un élément essentiel de suivi et également de réussite du projet. Il peut être ajuster en cours de projet.
Avant le lancement du projet, il est important de déterminer le niveau d'habilitation par groupe d'utilisateurs, cela relève de la sécurité et permet les prise en compte de la confidentialité de certaines données.
On passe ensuite à la phase de réalisation du projet. Il est utile de demander à des collaborateurs qui ne font pas partis des équipes projet jusque là. Sur la base du volontariat, ceux-ci apporteront un regard neuf qui pour amener un nouvel éclairage et faire progresser les échanges en affinant les décisions. Il est préférable de mixer les différents services pour créer une émulation. La phase de recettes est importante car elle permet de tester le produit, le service ou le logiciel développé. Avec une procédure précise de vérification, on évalue si le développement répond bien à une évolution positive. Cette phase permet des ajustements. Dès validation, on procède à la mise en production. Mais le projet ne s'arrête pas ici ! Commence la phase de conduite du changement qui est primordiale pour une bonne appropriation par les utilisateurs. Elle comprend l'information, la présentation et la formation.
Après, il est nécessaire de rester dans une démarche d'amélioration continue. Le projet, une fois livré, n'est pas terminé, il reste perfectible. Aussi, en fonction des retours des utilisateurs, on lance de nouvelles versions avec les améliorations attendues. Il est utile de mettre à jour le mode d'emploi en conséquence en prévision des mouvements des collaborateurs. Pour continuer de suivre le projet, il y a la phase importante de pilotage. Il se fait à l'aide de tableau de bord dans lesquels on suit des indicateurs qui permettent de suivre les évolutions, les impacts de ce qui a été déployé. C'est aussi là, qu'on peut opposer le coût du projet et la réduction de ceux-ci. Le travail qui a été effectué par tous les acteurs, peut être récompensé par une réception de clôture digne de ce nom !
Il est indispensable de mettre en place un outil de gestion des améliorations, car à l'usage, les utilisateurs vont émettre des idées qui peuvent améliorer le produit ou le service. Une enquête de satisfaction peut aussi légitimer la réussite ou non du projet.
Bref, la gestion de projet est devenue un art à part entière. Très prisée aujourd'hui en entreprise, elle ne s'improvise pas. Elle permet une organisation précise du projet, en englobant tous ses aspects. Son unique but est de répondre au besoin de développement d'un produit, d'un service ou d'un outil de l'entreprise, avec un haut niveau qualitatif. C'est un domaine qui demande aux entreprises de devenir agiles.
L'ensemble des étapes évoquées en amont du lancement du projet permettent de vérifier la faisabilité de celui-ci, d'en estimer le budget, de le planifier et d'anticiper les éventuels freins.
Il y a des outils propres à la gestion de projet qui sont incontournables : kanban, race, gantt, QQOPCP, to do list..... qui aident à structurer le projet. Les méthodes agiles permettent de dynamiser les réunions, de passer en mode collaboratif et d'aborder la conduite du changement tout en devenant souple et dynamique dans les évolutions.
Immerseev, pour tout changement que vous engagez dans votre structure, vous propose de se mettre en mode projet afin d'obtenir la pleine réussite de vos ambitions. Des compétences sur la gestion de projet et sur la conduite des changement contribueront à l'attente de vos objectifs.
